Prawo zamówień publicznych definiuje mechanizmy kontroli w celu zapewnienia uczciwości, przejrzystości i zgodności procedury zamówień publicznych z obowiązującymi przepisami. Celem kontroli jest zapobieganie nadużyciom oraz zapewnienie efektywnego wykorzystania środków publicznych. Ustawa upoważnia kilka organów do kontroli, przy czym są one zobowiązane do współpracy i wymiany informacji o wynikach kontroli.

Prawo zamówień publicznych określa standardy postępowania, których celem jest wzrost efektywności kontroli i wyeliminowanie rozbieżności interpretacyjnych w stosowaniu prawa przez różne organy. Służą temu m.in. wspólne przepisy prawa dotyczące kontroli zamówień publicznych oraz dobre praktyki w zakresie obowiązku publikacji wytycznych w sprawie kontroli podejmowanych przez poszczególne organy.

Instytucje kontrolujące

Zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych, kontrolę nad postępowaniami o udzielenie zamówień publicznych sprawują Krajowa Izba Odwoławcza (KIO), Najwyższa Izba Kontroli (NIK), Urząd Zamówień Publicznych (UZP) oraz sądy administracyjne.

Kajowa Izba Odwoławcza jest organem administracji publicznej, który rozpatruje odwołania od decyzji zamawiających związanych z postępowaniami o udzielenie zamówień publicznych. KIO jest organem niezależnym od zamawiających oraz wykonawców. Jej celem jest zapewnienie uczciwości i przejrzystości postępowań o udzielenie zamówień publicznych, a także zapobieganie nadużyciom i nieprawidłowościom w tym zakresie.

KIO podejmuje decyzje w formie postanowień i wyroków, które mają charakter ostateczny i prawomocny. Może również wydawać interpretacje prawa zamówień publicznych, a także podejmować działania mające na celu poprawę jakości postępowań o udzielenie zamówień publicznych.

Kontrola zamówień publicznych

Do zadań Urzędu Zamówień Publicznych należy m.in. udzielanie pomocy i porad w sprawach związanych z zamówieniami publicznymi, prowadzenie i aktualizacja rejestrów zamówień publicznych oraz wykonawców, organizacja szkoleń i konferencji dotyczących zamówień publicznych oraz nadzór nad postępowaniami o udzielenie zamówień publicznych.

UZP jest również organem odwoławczym w sprawach związanych z zamówieniami publicznymi, co oznacza, że wykonawcy, którzy uważają, że ich prawa zostały naruszone w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, mogą złożyć odwołanie do urzędu.

Postępowanie przetargowe

Kontrola udzielania zamówień publicznych dotyczy procesu udzielenia zamówień publicznych pod względem jego zgodności z przepisami ustawy i jest realizowana przez prezesa Urzędu Zamówień Publicznych jako kontrola doraźna lub uprzednia. Celem kontroli doraźnej jest zweryfikowanie, czy podjęte w toku postępowania czynności nie naruszają przepisów Prawa zamówień publicznych w sposób mogący wpływać na wynik takiego postępowania.

Prezes UZP może wszcząć kontrolę doraźną z urzędu lub na wniosek w przypadku uzasadnionego przypuszczenia, że w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego doszło do naruszenia przepisów ustawy, które mogło mieć wpływ na jego wynik. Postępowanie może być wszczęte albo przed zawarciem umowy z wykonawcą, albo po jej zawarciu i dotyczy wszystkich zamówień bez względu na ich rodzaj, wartość czy źródło finansowania.

Etapy kontroli

Kontrola doraźna prezesa UZP składa się z dwóch etapów. Rozpoczyna ją postępowanie wyjaśniające, które ma na celu ustalenie, czy zachodzi uzasadnione przypuszczenie, że doszło do naruszenia przepisów ustawy, które mogło mieć wpływ na wynik postępowania lub konkursu lub zawarto czy zmieniono umowę z naruszeniem przepisów. W przypadku, gdy kontrola doraźna wszczynana jest na wniosek, może być prowadzona wyłącznie w zakresie zarzutów zawartych we wniosku. W drugim etapie przeprowadzana jest kontrola właściwa.

Prezes UZP może rozszerzyć z urzędu zakres kontroli, jeśli zostanie ujawnione, że doszło do innego niż ujęte we wniosku naruszenia ustawy Prawo zamówień publicznych, które mogło mieć wpływ na wynik postępowania lub konkursu albo zawarcie lub zmianę umowy bądź umowy ramowej. Wszczęcie postępowania wyjaśniającego może nastąpić nie później niż w terminie czterech lat od zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia.

Przygotowanie dokumentacji

Kontrola doraźna jest prowadzona na podstawie dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia przekazanej przez zamawiającego. Polega ona na ustaleniu stanu faktycznego oraz jego ocenie pod kątem ewentualnych naruszeń ustawy. Na jej podstawie sporządzany jest protokół, którego najważniejszą częścią są informacje o stwierdzonych naruszeniach bądź ich braku.

Zakończeniem kontroli doraźnej jest albo przekazanie po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego informacji o braku podstaw do dalszego prowadzenia kontroli, albo doręczenie zamawiającemu informacji o wyniku kontroli lub – w razie wniesienia przez zamawiającego zastrzeżeń od wyników kontroli – doręczenie informacji o ostatecznym rozpatrzeniu zastrzeżeń.

Zarządzanie ryzykiem

Kierownicy jednostek zamawiających mogą zlecić audyt zamówień publicznych. Jest to usługa niezbędna m.in. w przypadku przejęcia kierowania instytucją przez nowy zespół, która pozwala na sporządzenie bilansu otwarcia w obszarze zamówień publicznych i prawidłowości wydatkowania środków publicznych.

Audyt może zostać ograniczony wyłącznie do zamówień objętych obowiązkiem stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, ale może dotyczyć także prawidłowości udzielania zamówień, które udzielane były bez jej stosowania. Usługa obejmuje m.in. diagnozę obszarów ryzyka oraz analizę przepisów obowiązujących w jednostce, w tym regulaminu udzielania zamówień publicznych.