Zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych, zamawiający ma obowiązek zamieszczenia  w ogłoszeniu o zamówieniu lub w dokumencie zamówienia informacji o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których będzie komunikował się z wykonawcami. Musi przy tym wskazać wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące sporządzania, wysyłania czy odbierania korespondencji elektronicznej. W niektórych przypadkach może jednak korzystać z pośrednictwa poczty, przekazać informację osobiście bądź przez posłańca.

Przepisy Prawa zamówień publicznych stanowią, że komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz w konkursie, w tym składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między zamawiającym a wykonawcą odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Prawo dopuszcza komunikację ustną w toku negocjacji lub dialogu oraz w odniesieniu do informacji, które nie są istotne.

Komunikacja w zamówieniach

Zamawiający może odstąpić od tej zasady, jeżeli z uwagi na wyspecjalizowany charakter zamówienia użycie środków komunikacji elektronicznej wymagałoby narzędzi, urządzeń lub formatów plików, które nie są ogólnie dostępne lub nie są obsługiwane za pomocą ogólnie dostępnych aplikacji lub aplikacje korzystają z formatów plików, których nie można obsługiwać za pomocą żadnych innych aplikacji ogólnie dostępnych bądź są one objęte licencją.

Odstąpienie jest możliwe także w sytuacji, gdy użycie środków komunikacji elektronicznej wymagałoby pozyskania przez zamawiającego specjalistycznego sprzętu biurowego lub zamawiający wymaga przedstawienia modelu fizycznego, modelu w skali lub próbki, których nie można przekazać przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Celem wszystkich form komunikacji między zamawiającym a wykonawcą jest ograniczanie błędów w toku negocjacji.

Relacje zamawiający-wykonawca

Ustawowo wskazany środek porozumiewania się może nie być zastosowany, gdy jest to niezbędne z powodu naruszenia bezpieczeństwa środków komunikacji elektronicznej lub jest niezbędne z uwagi na potrzebę ochrony informacji szczególnie wrażliwych, której nie można zagwarantować przy użyciu środków komunikacji elektronicznej albo gdy zamówienie jest organizowane przez placówkę zagraniczną RP.

W przypadku odstąpienia przez zamawiającego od wymagania użycia środków komunikacji elektronicznej z uwagi na wystąpienie jednej z powyższych okoliczności można przekazać informacje zgodnie z wyborem zamawiającego za pośrednictwem operatora pocztowego, osobiście lub za pośrednictwem posłańca. W każdym razie w relacjach zamawiający-wykonawca potrzebne jest zaufanie biznesowe, które ułatwia sukces w przetargach.

Konsultacje branżowe

Przed oficjalnym rozpoczęciem procedury zamówienia instytucje publiczne mogą prowadzić dialog z potencjalnymi wykonawcami w formie wstępnych konsultacji rynkowych. W ten sposób zamawiający mogą uzyskać informacje o dostępnych na rynku produktach i usługach, jednocześnie informując dostawców o swoich planach i wymaganiach. Procedura zapewnia zrozumienie potrzeb i oczekiwań obu stron, co może przyczynić się do skuteczniejszego przygotowanie zamówień.

Wstępne konsultacje rynkowe muszą odpowiadać zasadom przejrzystości postępowania i równości w traktowaniu wszystkich uczestników oraz promować uczciwą konkurencję.

Zamawiający może organizować konsultacje zarówno w formie bezpośrednich spotkań, jak i zdalnie przy użyciu nowoczesnych technologii, co umożliwia dostosowania procesu konsultacji do specyfiki zamówienia i preferencji uczestników.

Komunikat o planowanych konsultacjach rynkowych, w tym informacja o celu i zakresie przewidywanych rozmów powinien zostać opublikowany na stronie internetowej zamawiającego.

Wyjaśnienia SIWZ

SIWZ, czyli specyfikacja istotnych warunków zamówienia jest jednym z najważniejszych dokumentów w postępowaniu o udzielenia zamówienia publicznego. Specyfikacja opisuje wszystkie wymogi zamawiającego związane z udzielanym zamówieniem. Dzięki określonym w dokumencie danym zamawiający ma szansę wybrać najkorzystniejszą dla siebie ofertę.

Wykonawca może zwrócić się do zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie treści specyfikacji, a ten jest obowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie, ale co do zasady nie później niż na sześć dni przed upływem terminu składania ofert. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami zamawiający udostępnia na stronie internetowej prowadzonego postępowania, a w niektórych przypadkach określonych w ustawie przekazuje wykonawcom, którzy otrzymali specyfikację, bez ujawniania źródła zapytania.

Negocjacje umów

Dzięki negocjacjom zamawiający ma możliwość uzyskania korzystniejszych cenowo ofert, a w przypadku, gdy najkorzystniejsza oferta przekracza kwotę, jaką zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, mogą one spowodować, że wykonawca zaoferuje cenę mieszczącą się w budżecie zamawiającego, co pozwoli na udzielenie zamówienia zamiast jego unieważnienia.

Negocjacje nie mogą powodować zmiany treści specyfikacji, a sposób ich prowadzenia powinien gwarantować poufność. Oznacza to, że żadna za stron nie może bez zgody drugiej ujawniać informacji uzyskanych w trakcie negocjacji. Obowiązkiem zamawiającego jest zapewnienie równego traktowanie wszystkich wykonawców.

Jednym z ważnych warunków, które należy dochować podczas negocjacji jest przejrzystość procedur. Naruszanie zasad konkurencji i równego traktowania wykonawców może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi dla wszystkich stron.