Audyt zamówień publicznych polega na cyklicznej kontroli wewnętrznej, której celem jest m.in. ocena pozyskiwania dostawców, negocjacji i wyboru dostawców, zarządzania zamówieniami zakupu i umowami, przestrzegania warunków umów z dostawcami, efektywności operacyjnej procesów zamówień publicznych czy sposobu analizowania i kontrolowania wydatków. Proces zapobiega nadmiernym wydatkom i buduje dobre relacje z dostawcami na potrzeby przyszłych projektów.

Audyt zamówień publicznych jest etapem cyklu zarządzania zamówieniami publicznymi i ważną częścią procesu zakupowego. Aby zapewnić skuteczność systemu kontroli, audytorzy mogą stosować takie techniki audytowe, jak analiza udostępnionej dokumentacji, analiza stron internetowych zamawiającego, rozmowy z wyznaczonymi osobami oraz metody analizy danych.

Zgodność z przepisami

Celem audytu jest precyzyjna i niezależna ocena przedsiębiorstwa, projektu, systemu, procesu, usługi czy nawet konkretnego produktu oraz wyszukanie łączących się z tym problemów. W rezultacie podmiot zarządzający otrzymuje wiarygodne informacje, które mają pomóc w zarządzaniu określonym obszarem. Audyt zwykle ma także charakter doradczy, czego finalnym celem jest wsparcie zarządzania organizacją i minimalizacja błędów w jej funkcjonowaniu, a przez to doprowadzenie do poprawy oraz usprawnienia działalności określonego podmiotu.

Audyt wykonują specjalnie przygotowani do tego audytorzy, którzy w działaniu muszą kierować się zasadami rzetelności, uczciwości, zgodności z etyką, należytej staranności, niezależności, poufności i wnioskowaniu w oparciu o konkretne dowody. Ich obowiązkiem jest transparentność oraz znajomość struktury i wymagań wynikających z przepisów prawa. Do przeprowadzania audytów przygotowują przede wszystkim szkolenia, które prowadzone są przez certyfikowane jednostki działające na podstawie przyjętych standardów zawodowych.

W trakcie audytowania specjaliści kierują się przepisami prawa zarówno krajowego, jak i Unii Europejskiej, przepisami wewnętrznymi firmy, określonymi standardami czy normami. Oceny są zawsze oparte na rzetelnych podstawach i nie są indywidualnymi opiniami. Część ekspertów podkreśla jednak, że duża część przepisów może być interpretowana na różne sposoby, co zakłada pewien margines subiektywizmu w ocenie stanu faktycznego.

Plan audytu

Audyt wewnętrzny najczęściej przeprowadzany jest przez osoby na stałe zatrudnione w danym podmiocie, którzy funkcjonują w ramach jej struktury, choć jednocześnie zachowują odpowiednią niezależność organizacyjną. Rzadziej są to audytorzy, którym zleca się  czynność np. na podstawie umowy zlecenia. Rozpoczęcie procedur sprawdzających zawsze poprzedza ocena ofert audytorów.

Na wstępie należy uzgodnić z zarządzającym firmą kiedy audyt będzie przeprowadzony. Audytorzy identyfikują i analizują wszystkie obszary działalności firmy podlegające kontroli. Następnie po ocenie ryzyka i przygotowaniu struktury wybierane są obszary, które zostaną uwzględnione w rocznym planie audytowym. Plan definiuje jak często i w przybliżeniu kiedy konkretne obszary będą poddawane kontroli.

Audytor powinien wtedy zapoznać się z wynikami oceny ryzyka dla danego obszaru. Może także zapoznać się z wynikami poprzednich audytów, aby sprawdzić, czy konieczne są dalsze działania w związku z wcześniej wykrytymi niezgodnościami lub wątpliwościami. Zarządzający może również zidentyfikować obszary, którym audytor powinien się przyjrzeć. Ocena ryzyka ułatwia ustalenie terminów oraz koordynację działań audytowych.

Metody kontroli

Audytor może wykorzystywać narzędzia audytowe, które pozwolą mu na jak najdokładniejsze zbadanie mechanizmów działania firmy. Główną metodą zdobywania informacji przez audytora jest wywiad, który przeprowadza się z osobami odpowiedzialnym za zarządzanie systemami i ich prawidłowe funkcjonowanie. Wywiad może być przeprowadzany metodą nieformalnej rozmowy, której cel jest jawny, ale także jako formalna rozmowa, gdy pracownik firmy nie wie, że trwa audyt.

Inną metodą pozyskiwania informacji jest przeprowadzanie testów, kiedy audytor niczym detektyw dociera do źródeł procesów, by sprawdzić je krok po kroku i wykryć ewentualne nieprawidłowości. Zaletą tego rozwiązania jest możliwość sprawdzenia systemów kontrolnych. Audytor przeprowadza również analizę procesów, która pozwala na ustalenie, czy mechanizmy i działania stosowane w firmie spełniają swoje zadania i realizują wyznaczone cele.

Efektywność postępowań

Ocena obszaru na podstawie analizy procesów pomaga w identyfikacji błędów i określa, jak można je naprawić, by wzrosła wydajność firmy. Ta część audytu polega głównie na obserwacji oraz analizie czynników takich, jak luki, przyczyna główna czy wartości dodane. Narzędzia audytowe są bardzo rozbudowane. Należy je stosować wymiennie, aby podczas audytu zdefiniować nawet drobne problemy, które mogą mieć wpływ na funkcjonowanie całej firmy.

Raportowanie wyników

W rezultacie pracy zespołu audytu wewnętrznego powstaje dokładny raport końcowy, który zwykle poprzedza wstępny raport tymczasowy. Tymczasowy raport zawiera pilne lub wrażliwe informacje, które są od razu przekazywane kierownictwu organizacji z uwagi na ich kluczowe znaczenie.  Przed zatwierdzeniem ostatecznego raportu kontroli zespół audytu wewnętrznego przedstawia projekt, aby uzyskać uwagi i komentarze, które mogą być włączone do końcowego dokumentu.

Dzięki identyfikacji słabych punktów w systemach kontrolnych i operacyjnych możliwe jest wczesne rozpoznanie i naprawienie potencjalnych problemów zanim staną się one poważnymi zagrożeniami.