Zgodnie z prawem, nie później niż 30 dni od dnia przyjęcia budżetu lub planu finansowego firmy sporządzają plany postępowań o udzielenie zamówień, jakie przewidują przeprowadzić w danym roku finansowym oraz zamieszczają je na stronie internetowej. Sporządzenie planu jest jedną z czynności przygotowawczych do udzielenia zamówienia publicznego. W oparciu o plan tworzy się harmonogramy, które określają tryb realizacji poszczególnych etapów postępowań o udzielenie zamówienia. Jak tworzyć harmonogramy i unikać opóźnień?

Obowiązek sporządzenia planu postępowań wynika z ustawy Prawo zamówień publicznych. Publikacja umożliwia wykonawcom przygotowanie się do postępowań z wyprzedzeniem, rozplanowanie i alokację posiadanych zasobów w czasie, czyli planowanie zasobów.

Harmonogram zamówień

Plan postępowań o udzielenie zamówień powinien zawierać w szczególności informacje dotyczące przedmiotu zamówienia, rodzaju zamówienia według podziału na zamówienia na roboty budowlane, dostawy lub usługi, przewidywanego trybu lub innej procedury udzielenia zamówienia, orientacyjnej wartości zamówienia oraz przewidywanego terminu wszczęcia postępowania w ujęciu kwartalnym lub miesięcznym.

Każdy zamawiający ma możliwość ujęcia w planie dodatkowych, wykraczających poza powyższe ramy informacji, o ile nie będą one naruszały ogólnych zasad dotyczących udzielania zamówień publicznych. Plan postępowań stanowi jasną informację dla wykonawców zainteresowanych działalnością na rynku zamówień publicznych, co może wprost przełożyć się na wzrost konkurencyjności postępowań przetargowych.

Efektywne planowanie

Dokument sporządzany przez zamawiającego na początku roku budżetowego obejmuje zamówienia publiczne planowane w całym roku finansowym. Decyzja dotycząca poziomu szczegółowości informacji, tj. czy plan postępowań przygotowany zostanie w ujęciu kwartalnym, czy też bardziej precyzyjnie w ujęciu miesięcznym podejmowana jest samodzielnie przez zamawiającego.

W planie postępowań zamawiający powinien określić tryb lub procedurę w oparciu o którą zamierza przeprowadzić postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego. Z informacji powinno wynikać czy postępowanie zostanie przeprowadzone w trybie przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego, negocjacji z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnego, negocjacji bez ogłoszenia, wolnej ręki, zapytania o cenę, partnerstwa innowacyjnego lub licytacji elektronicznej, czy też w oparciu o procedurę umowy ramowej, dynamicznego systemu zakupu lub konkursu.

Zarządzanie projektem

Do zarządzania procesem znajdowania i wybierania dostawcy służy plan zarządzania zamówieniami publicznymi. Plan uzasadnia potrzebę zaangażowania zewnętrznego dostawcy i wyjaśnia, w jaki sposób będzie przebiegał proces jego znajdowania – od identyfikacji wymagań projektu do zamknięcia umowy. Celem planu zarządzania projektem jest zwiększenie wydajności, skuteczności i przejrzystości procesu zamówień.

Dokument szczegółowo opisuje, w jaki sposób produkty lub usługi będą nabywane i w jaki sposób dostawcy będą zarządzani w trakcie projektu. Obejmuje on m.in. takie informacje, jak rodzaje umów, które będą wykorzystywane, planowane terminy realizacji zakontraktowanych produktów lub usług oraz wyjaśnienie, w jaki sposób będzie realizowany proces zamówień. Plan powinien uwzględniać ryzyko opóźnień.

Postępowanie o udzielenie zamówienia

W przypadku przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego, negocjacji z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnego i partnerstwa innowacyjnego postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego rozpoczyna się z chwilą wszczęcia przekazania ogłoszenia o zamówieniu do Dziennika Urzędowego UE lub publikacja tego ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych. W trybach negocjacji bez ogłoszenia i zamówienia z wolnej ręki wszczęcie postępowania następuje z chwilą przekazania wykonawcy zaproszenia do negocjacji.

Przebieg postępowania o udzielenie zamówienia określa Prawo zamówień publicznych oraz zamawiający w dokumentach, takich jak specyfikacja warunków zamówienia, ogłoszenie o zamówieniu czy zaproszenie do składania ofert. Dokumentacja przetargowa określa warunki zamówienia i kryteria oceny ofert.

Oprócz specyfikacji istotnych warunków zamówienia należą do niej takie dokumenty, jak opis przedmiotu zamówienia, oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, oświadczenia o braku przesłanek do wykluczenia, wykaz osób do kontaktów z zamawiającym oraz skierowanych do realizacji zamówienia czy wykaz robót budowlanych lub wykonanych/ wykonywanych dostaw.

Terminy realizacji

Umowę o zamówienie publiczne należy zawierać w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Umowa musi określać w szczególności planowany termin zakończenia dostawy, usługi lub robót budowlanych, wynagrodzenie, w tym warunki zapłaty, wysokość kar umownych, w tym ich łączną maksymalną wysokość. Umowę o zamówienie publiczne zawiera się na czas oznaczony (wyjątkowo na czas nieoznaczony).

Nadzór nad wykonaniem

Kontrola jakości realizacji postępowań o udzielenie zamówień publicznych należy głównie do Krajowej Izby Odwoławczej oraz innych organów kontrolnych, takich jak Najwyższa Izba Kontroli, Urząd Zamówień Publicznych i sądy administracyjne. Organy kontroli w związku z przeprowadzaną kontrolą współpracują ze sobą, wymieniając informacje o przeprowadzonych kontrolach i ich wynikach.

KIO to niezależny organ, który rozpatruje odwołania od decyzji zamawiających oraz wydaje interpretacje prawa zamówień publicznych. Natomiast NIK jest organem kontrolnym, który monitoruje i kontroluje wykorzystanie środków publicznych, w tym również postępowania o udzielenie zamówień publicznych.