W świecie zamówień publicznych rzetelne oszacowanie wartości zamówienia to nie tylko obowiązek formalny, ale przede wszystkim kluczowy element całego procesu zakupowego. Od prawidłowego określenia wartości zależy wybór odpowiedniego trybu postępowania, a tym samym zgodność z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych. Co się dzieje, gdy popełnimy błąd? Może pojawić się zarzut sztucznego dzielenia zamówienia, co bywa traktowane jako próba obejścia prawa. Konsekwencje? Nawet unieważnienie całego postępowania.

Warto jednak podkreślić, że podział zamówienia na części sam w sobie nie jest nieprawidłowy. Wręcz przeciwnie – często jest zalecany, ponieważ:

• zwiększa konkurencję na rynku zamówień publicznych,
• umożliwia udział mniejszym wykonawcom, którzy nie są w stanie zrealizować całości zamówienia,
• zwiększa elastyczność w realizacji zamówienia,
• może prowadzić do oszczędności dzięki większej liczbie ofert.

Jednak granica między dopuszczalnym podziałem a sztucznym dzieleniem zamówienia jest bardzo cienka. Kluczem do jej rozpoznania jest uczciwe i kompleksowe oszacowanie wartości całego zamówienia. Należy uwzględnić wszystkie elementy, które mają wspólny cel gospodarczy. Tylko wtedy można mówić o zgodności z przepisami i zapewnieniu uczciwej konkurencji.

Przepisy są jednoznaczne: nie wolno dzielić zamówienia wyłącznie po to, by uniknąć stosowania ustawy. Co to oznacza w praktyce? Nawet jeśli zamówienie zostanie rozbite na kilka mniejszych części, to przy wyborze trybu postępowania należy brać pod uwagę ich łączną wartość.

Przykład praktyczny: Gmina planuje zakup komputerów dla różnych jednostek organizacyjnych. Jeśli zakupy są planowane w tym samym czasie i mają wspólny cel (np. modernizacja infrastruktury IT), to muszą być traktowane jako jedno zamówienie. Nie można ich rozdzielić tylko po to, by uniknąć stosowania przepisów ustawy.

Warto również spojrzeć w przyszłość i zastanowić się, czy technologia może wspierać proces szacowania wartości zamówień. Odpowiedź brzmi: tak. Nowoczesne narzędzia analityczne, oparte na danych historycznych i algorytmach predykcyjnych, oferują szereg korzyści:

• zwiększają przejrzystość procesu szacowania,
• przyspieszają podejmowanie decyzji,
• minimalizują ryzyko błędów w wycenie,
• umożliwiają lepsze planowanie budżetu.

To realna szansa na bardziej efektywne, przejrzyste i uczciwe zamówienia publiczne – z korzyścią zarówno dla zamawiających, jak i wykonawców.

Kiedy i jak ustala się wartość zamówienia

Ustalenie wartości zamówienia publicznego to nie tylko obowiązek formalny – to fundament całego procesu zakupowego. Kluczowe znaczenie ma zarówno moment szacowania, jak i sposób jego przeprowadzenia. Należy uwzględnić wiele czynników, takich jak:

• koszty materiałów i robocizny,
• potencjalne wydatki dodatkowe,
• ryzyka związane z realizacją,
• zmienność cen rynkowych.

Nie ma tu miejsca na domysły – błędne oszacowanie może prowadzić do naruszenia przepisów i poważnych konsekwencji prawnych. Dlatego wartość zamówienia należy określić na samym początku, jeszcze przed ogłoszeniem przetargu. Tylko wtedy możliwe jest:

• realistyczne zaplanowanie budżetu,
• dobór odpowiedniego trybu postępowania,
• zminimalizowanie ryzyka nieprzewidzianych kosztów,
• zwiększenie przejrzystości całego procesu.

Przykład? Jeśli instytucja planuje budowę nowego obiektu, powinna uwzględnić nie tylko koszty wykonania, ale również:

• opracowanie projektu,
• nadzór inwestorski,
• prace przygotowawcze,
• ewentualne roboty dodatkowe.

Takie kompleksowe podejście pozwala uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek i sprawia, że cały proces staje się bardziej przewidywalny i transparentny.

Obowiązek łącznego szacowania wartości zamówienia

Jedną z podstawowych zasad w zamówieniach publicznych jest obowiązek łącznego szacowania wartości zamówienia. Co to oznacza w praktyce? Jeśli planujemy podzielić zamówienie na części – np. dostawy sprzętu komputerowego do kilku oddziałów – musimy oszacować łączną wartość wszystkich części.

Nie wolno dzielić zamówienia sztucznie, tylko po to, by zaniżyć jego wartość i uniknąć stosowania przepisów ustawy PZP. Każda część stanowi fragment większej całości, dlatego:

• łączna wartość musi być brana pod uwagę przy wyborze trybu postępowania,
• działanie zgodne z prawem zwiększa przejrzystość i uczciwość procedury,
• niewłaściwe szacowanie może skutkować konsekwencjami prawnymi i finansowymi.

Ignorowanie tego obowiązku może prowadzić do poważnych sankcji. Dlatego warto podejść do tego etapu z należytą starannością. W razie wątpliwości najlepiej skonsultować się z prawnikiem lub doświadczonym doradcą ds. zamówień publicznych.

Znaczenie wartości zamówienia dla wyboru trybu postępowania

Wartość zamówienia ma kluczowe znaczenie przy wyborze odpowiedniego trybu postępowania. To ona decyduje, czy należy stosować przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych (PZP), a jeśli tak – który tryb będzie właściwy: przetarg nieograniczony, zapytanie ofertowe czy tryb z wolnej ręki.

Najważniejszy próg, który należy uwzględnić, to:

Rzetelne oszacowanie wartości zamówienia to nie formalność – to zabezpieczenie przed błędami proceduralnymi, które mogą skutkować unieważnieniem postępowania lub sankcjami. Przykład? Zaniżenie wartości zamówienia w celu uniknięcia stosowania ustawy PZP może zostać uznane za działanie niezgodne z prawem.

Dlatego tak ważne jest, aby szacowanie opierało się na:

• aktualnych danych rynkowych,
• realnych cenach usług i materiałów,
• doświadczeniu z podobnych postępowań,
• analizie ryzyk i kosztów dodatkowych.

Lepiej poświęcić więcej czasu na dokładne szacowanie, niż później ponosić konsekwencje błędów.

Przepisy regulujące szacowanie i podział zamówień

W obszarze zamówień publicznych przepisy dotyczące szacowania i podziału zamówień odgrywają kluczową rolę. Ich głównym celem jest zapewnienie przejrzystości procedur, przeciwdziałanie nadużyciom oraz ochrona uczciwej konkurencji. Podstawą prawną w tym zakresie jest ustawa Prawo zamówień publicznych (PZP) z 11 września 2019 r., która m.in. zakazuje sztucznego dzielenia zamówień w celu ominięcia przepisów.

Przepisy te jasno określają, jak prawidłowo oszacować wartość zamówienia oraz kiedy jego podział jest dopuszczalny. Dzięki temu instytucje publiczne mogą podejmować decyzje w sposób świadomy i odpowiedzialny, z poszanowaniem zasad gospodarności i przejrzystości. To nie tylko obowiązek prawny, ale również fundament budowania zaufania społecznego.

Artykuły 28–36 PZP – podstawy prawne szacowania wartości

Zakres artykułów 28–36 PZP wyznacza ramy prawne dla procesu szacowania wartości zamówienia. Przepisy te mają na celu zapobieganie manipulacjom, takim jak celowe zaniżanie wartości zamówienia, co mogłoby prowadzić do nieuczciwego wyboru trybu postępowania.

W praktyce oznacza to konieczność uwzględnienia wszystkich elementów składających się na zamówienie. Przykładowo, jeśli planowany jest zakup komputerów wraz z usługą ich instalacji, to obie te pozycje muszą być ujęte w jednej kalkulacji. Ustawa wskazuje również, kiedy należy dokonać szacowania wartości, co ma istotne znaczenie dla dalszego przebiegu postępowania.

Kluczowe zasady wynikające z artykułów 28–36 PZP:

• Wartość zamówienia musi obejmować wszystkie elementy składowe, niezależnie od ich charakteru.
• Szacowanie powinno być dokonane przed wszczęciem postępowania.
• Nie wolno zaniżać wartości zamówienia w celu zastosowania uproszczonych procedur.
• Wybór trybu postępowania musi być oparty na rzetelnie oszacowanej wartości.

Artykuł 29 PZP – zakaz dzielenia zamówienia w celu obejścia ustawy

Artykuł 29 PZP wprowadza zakaz sztucznego dzielenia zamówień, co stanowi jeden z kluczowych mechanizmów ochrony przed nadużyciami. Celem tego przepisu jest uniemożliwienie obchodzenia ustawy poprzez dzielenie jednego zamówienia na kilka mniejszych, które nie podlegałyby rygorom PZP.

W praktyce oznacza to, że:

• Zamawiający nie mogą dzielić zamówienia tylko po to, by zastosować uproszczony tryb postępowania.
• Jeśli łączna wartość zamówienia przekracza próg ustawowy, należy traktować je jako jedno zamówienie.
• Podział zamówienia jest dopuszczalny tylko wtedy, gdy wynika z obiektywnych przesłanek, a nie z chęci obejścia przepisów.

Artykuł 29, w połączeniu z artykułami 28–36, tworzy spójny system przeciwdziałania nieuczciwej konkurencji i promowania transparentności w procesie udzielania zamówień publicznych.

Artykuł 36 PZP – terminy ustalania wartości zamówienia

Artykuł 36 PZP określa moment, w którym należy ustalić wartość zamówienia. Ma to kluczowe znaczenie dla prawidłowego przebiegu całego procesu zamówieniowego, ponieważ wpływa na wybór trybu postępowania oraz planowanie budżetu.

W praktyce oznacza to, że:

• Wartość zamówienia powinna być ustalona na etapie planowania, przed ogłoszeniem postępowania.
• Rzetelne oszacowanie wartości pozwala uniknąć błędów proceduralnych.
• Właściwe określenie wartości umożliwia wybór odpowiedniego trybu postępowania.
• Termin szacowania wpływa na legalność i przejrzystość całego procesu.

Artykuł 36, w połączeniu z innymi przepisami PZP, wspiera efektywność, przejrzystość i zgodność z prawem w systemie zamówień publicznych.

Kryteria oceny tożsamości zamówień

W systemie zamówień publicznych kryteria tożsamości zamówienia odgrywają kluczową rolę. To one pozwalają ustalić, czy mamy do czynienia z jednym zamówieniem, czy z kilkoma odrębnymi. Nie chodzi tu wyłącznie o kwestie formalne – prawidłowe zastosowanie tych kryteriów może ujawnić przypadki sztucznego dzielenia zamówień, co stanowi poważne naruszenie przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych.

Znajomość tych zasad to nie tylko teoria – to praktyczne narzędzie, które pozwala uniknąć ryzyka prawnego. W praktyce wyróżnia się trzy główne kryteria oceny tożsamości zamówień:

• Przedmiotowe – analizujące wspólność lub funkcjonalne powiązanie przedmiotu zamówienia,
• Czasowe – odnoszące się do zbieżności terminów realizacji,
• Podmiotowe – dotyczące możliwości wykonania zamówień przez tego samego wykonawcę.

Każde z tych kryteriów pozwala spojrzeć na zamówienie z innej perspektywy. Razem tworzą spójny obraz sytuacji i pomagają ocenić, czy zamówienie zostało prawidłowo skonsolidowane. Poniżej przedstawiamy, jak każde z nich działa w praktyce.

Tożsamość przedmiotowa – wspólny lub powiązany przedmiot zamówienia

Tożsamość przedmiotowa występuje wtedy, gdy różne zamówienia obejmują ten sam lub funkcjonalnie powiązany przedmiot. Przykład: jeśli urząd kupuje komputery oraz oprogramowanie biurowe, a oba te elementy służą do wyposażenia stanowisk pracy, to – mimo że formalnie są to dwa odrębne zakupy – w rzeczywistości mamy do czynienia z jednym zamówieniem.

To kryterium ma szczególne znaczenie w przypadku dzielenia zamówień na części. Pomaga ocenić, czy zamówienia powinny być traktowane jako całość, co wpływa na sposób szacowania ich wartości oraz stosowanie progów ustawowych.

Aby uniknąć naruszenia przepisów, zamawiający powinni:

• analizować funkcjonalne powiązania między przedmiotami zamówienia,
• ocenić, czy ich rozdzielenie nie prowadzi do obejścia przepisów,
• uwzględniać cel i przeznaczenie zamawianych dóbr lub usług.

Tożsamość czasowa – zbieżność terminów realizacji

Tożsamość czasowa odnosi się do momentu realizacji zamówień. Jeśli kilka z nich ma być wykonanych w tym samym czasie lub w niewielkim odstępie czasowym, może to sugerować, że powinny być potraktowane jako jedno zamówienie.

Przykład: urząd planuje remont kilku budynków w tym samym kwartale. Jeśli każde zlecenie zostanie potraktowane jako osobne, może to wyglądać jak próba obejścia przepisów. To kryterium chroni przed sztucznym rozdzielaniem zamówień w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy.

W praktyce warto:

• porównywać harmonogramy realizacji poszczególnych zamówień,
• analizować, czy zbieżność czasowa nie wskazuje na ich jednorodny charakter,
• uwzględniać planowane terminy w kontekście całościowego zapotrzebowania.

Tożsamość podmiotowa – możliwość wykonania przez tego samego wykonawcę

Tożsamość podmiotowa dotyczy możliwości realizacji zamówień przez tego samego wykonawcę lub przez wykonawców o podobnym profilu działalności. Jeśli różne zlecenia mogą być wykonane przez tę samą firmę, może to świadczyć o ich jednorodnym charakterze.

Przykład: gmina zleca budowę placów zabaw w kilku lokalizacjach. Jeśli wszystkie prace mogłaby wykonać ta sama firma budowlana, ich rozdzielenie może zostać uznane za próbę obejścia przepisów. Analiza rynku wykonawców i ich kompetencji jest kluczowa dla prawidłowego oszacowania wartości zamówienia.

W tym kontekście warto:

• ocenić, czy zamówienia mogą być zrealizowane przez jednego wykonawcę,
• sprawdzić, czy wykonawcy specjalizują się w danym typie usług lub dostaw,
• uwzględnić potencjał wykonawców przy planowaniu zamówień,
• unikać rozdzielania zamówień, które naturalnie mogłyby być wykonane przez jedną firmę.

Nieuprawniony podział zamówienia – jak go rozpoznać i unikać

W świecie zamówień publicznych nieuprawniony podział zamówienia to zjawisko, które wciąż występuje i niesie za sobą poważne konsekwencje – od sankcji finansowych po odpowiedzialność osobistą. Dlatego tak ważne jest, aby umieć go rozpoznać i skutecznie mu zapobiegać.

Na czym polega nieuprawniony podział? Dochodzi do niego, gdy jedno większe zamówienie zostaje sztucznie rozbite na kilka mniejszych, zazwyczaj w celu ominięcia obowiązujących procedur. To nie jest sprytne działanie – to działanie nielegalne.

Dlaczego to takie istotne? Ponieważ przepisy mają na celu zapewnienie uczciwości, przejrzystości i równego dostępu do zamówień publicznych. Zamawiający są zobowiązani do rzetelnego oszacowania wartości zamówienia i działania zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych (PZP). Tylko wtedy możliwe jest zapewnienie realnej konkurencji i odpowiedzialne gospodarowanie środkami publicznymi.

Przykłady działań prowadzących do nieuprawnionego podziału

Nieuprawniony podział zamówienia może przyjmować różne formy – niektóre trudne do wykrycia, zwłaszcza gdy są celowo ukrywane. Istnieją jednak pewne sygnały ostrzegawcze, które mogą wskazywać na nieprawidłowości:

• Dzielenie zamówienia na mniejsze części wyłącznie po to, by każda z nich nie przekraczała progu stosowania ustawy PZP.
• Unikanie przetargów poprzez rozbijanie jednego dużego zamówienia na kilka mniejszych, realizowanych osobno.
• Manipulowanie harmonogramem – realizowanie podobnych zamówień w krótkich odstępach czasu, mimo że dotyczą tego samego przedmiotu.

Choć na pierwszy rzut oka może się wydawać, że to sposób na uproszczenie procedur lub oszczędność czasu, w rzeczywistości takie działania ograniczają konkurencję, są sprzeczne z prawem i szkodzą wszystkim uczestnikom rynku: wykonawcom, instytucjom i całemu systemowi zamówień publicznych.

Skutki zaniżania wartości zamówienia poniżej progu PZP

Zaniżanie wartości zamówienia poniżej ustawowego progu to nie tylko ryzykowna praktyka – to realne naruszenie prawa, które może prowadzić do poważnych konsekwencji:

• Konsekwencje finansowe – kary pieniężne dla instytucji lub osób odpowiedzialnych.
• Konsekwencje administracyjne – unieważnienie postępowania lub konieczność jego powtórzenia.
• Odpowiedzialność osobista – w tym dyscyplinarna lub karna dla osób odpowiedzialnych za zamówienie.

Dodatkowo, błędne oszacowanie wartości może skutkować wyborem niewłaściwego trybu postępowania, co prowadzi do wykluczenia części wykonawców z udziału w procedurze. W efekcie dochodzi do zaburzenia zasad uczciwej konkurencji i ograniczenia dostępu do rynku.

W praktyce skutki mogą być bardzo poważne: opóźnienia, dodatkowe koszty, a nawet unieważnienie całego postępowania. Dlatego tak ważne jest, aby zamawiający nie tylko znali przepisy, ale również potrafili je stosować – rzetelnie, przejrzyście i z pełną odpowiedzialnością.

Odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych

Nieuprawniony podział zamówienia to nie tylko kwestia formalna – to także ryzyko naruszenia dyscypliny finansów publicznych. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, osoba odpowiedzialna może ponieść poważne konsekwencje:

• Finansowe – zwrot środków, kary pieniężne.
• Dyscyplinarne – upomnienia, nagany, zwolnienia.
• Karne – w skrajnych przypadkach odpowiedzialność przed sądem.

Praktyki takie jak sztuczne dzielenie zamówień czy celowe zaniżanie ich wartości podważają zaufanie do instytucji publicznych. A przecież chodzi o coś więcej niż tylko przestrzeganie przepisów – chodzi o budowanie wiarygodności, przejrzystości i odpowiedzialności w sektorze publicznym.

Dlatego warto pamiętać: znajomość przepisów, rzetelność i transparentność to nie tylko obowiązek – to fundament dobrze funkcjonującego systemu zamówień publicznych, który służy wszystkim.

Zamówienie publiczne udzielane w częściach – kiedy jest dopuszczalne

W zamówieniach publicznych możliwość dzielenia zamówienia na części to nie tylko rozwiązanie praktyczne, ale również strategiczne. Umożliwia udział mniejszym firmom, które nie są w stanie zrealizować całego projektu, ale z powodzeniem wykonają jego fragment. To zwiększa konkurencję i wyrównuje szanse na rynku.

Podział zamówienia musi być jednak przeprowadzony zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych – uczciwie, przejrzyście i z poszanowaniem zasad konkurencji. Należy unikać tzw. sztucznego dzielenia zamówienia, czyli celowego rozbijania go na mniejsze części wyłącznie w celu ominięcia obowiązków ustawowych. Takie działanie może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych.

Podział zamówienia jest uzasadniony szczególnie wtedy, gdy jego poszczególne elementy wymagają odmiennych kompetencji wykonawczych. Przykładowo, w przypadku budowy szkoły:

• Firma A może odpowiadać za konstrukcję budynku,
• Firma B za instalację systemów informatycznych.

Każdy wykonawca realizuje zadania zgodne ze swoją specjalizacją. Ważne jednak, by mimo podziału, wartość zamówienia była liczona łącznie. To kluczowe dla zachowania zgodności z przepisami i uniknięcia wątpliwości co do legalności postępowania.

Różnica między dopuszczalnym a sztucznym podziałem

Granica między legalnym a nielegalnym podziałem zamówienia bywa bardzo cienka. Dopuszczalny podział opiera się na uzasadnieniu:

• technicznym – różne technologie wymagane do realizacji poszczególnych części,
• organizacyjnym – różne harmonogramy lub lokalizacje,
• merytorycznym – różne specjalizacje wykonawców.

Ważne, by decyzja o podziale była przejrzysta, oparta na konkretnych kryteriach i zgodna z zasadą uczciwej konkurencji.

Sztuczny podział to sytuacja, w której zamawiający celowo dzieli zamówienie, by uniknąć przetargu – ponieważ każda część z osobna nie przekracza ustawowego progu. Przykład:

• Zakup sprzętu biurowego w kilku osobnych postępowaniach, mimo że łączna wartość przekracza próg ustawowy.

Takie działanie narusza prawo i może prowadzić do:

• unieważnienia postępowania,
• odpowiedzialności finansowej,
• odpowiedzialności dyscyplinarnej osób odpowiedzialnych za zamówienie.

Obowiązek szacowania łącznej wartości wszystkich części

Jedną z podstawowych zasad w zamówieniach publicznych jest obowiązek oszacowania łącznej wartości całego zamówienia – niezależnie od liczby jego części. To nie tylko formalność, ale mechanizm zabezpieczający przed nadużyciami.

Jak wygląda to w praktyce?

1. Określa się wartość każdej części zamówienia osobno.
2. Sumuje się wszystkie wartości.
3. Na tej podstawie wybiera się odpowiedni tryb postępowania.

Pominięcie tego obowiązku może skutkować:

• unieważnieniem przetargu,
• odpowiedzialnością dyscyplinarną osób zaangażowanych w proces zamówienia.

Rzetelne szacowanie wartości zamówienia to nie tylko wymóg formalny. To fundament przejrzystości, uczciwości i zaufania w całym procesie zamówień publicznych. A przecież właśnie o to chodzi – by wszystko było jasne, zgodne z prawem i sprawiedliwe dla wszystkich uczestników rynku.

Praktyczne metody podziału zamówienia

W świecie zamówień publicznych dzielenie zamówienia na części to nie tylko sprytna taktyka — to często kluczowy element skutecznego postępowania przetargowego. Przemyślany podział pozwala lepiej dopasować przetarg do realiów rynkowych oraz możliwości wykonawców.

Co zyskujesz dzięki podziałowi zamówienia? Przede wszystkim:

• większą konkurencję — więcej firm może wziąć udział w przetargu,
• niższe koszty — konkurencja wpływa na obniżenie cen,
• szybszą realizację — prace mogą być prowadzone równolegle,
• lepszą jakość — każda część trafia do specjalisty.

Planujesz przetarg? Warto rozważyć kilka sprawdzonych metod podziału zamówienia. Poniżej przedstawiamy najczęściej stosowane podejścia — każde z nich ma swoje zalety i może znacząco uprościć cały proces.

Podział według specjalizacji zawodowych wykonawców

To jedna z najczęściej stosowanych metod. Podział według specjalizacji zawodowych polega na rozdzieleniu zamówienia na części odpowiadające konkretnym branżom lub kompetencjom wykonawców.

Przykład: Budowa szkoły. Można osobno zlecić:

• roboty budowlane,
• instalacje elektryczne,
• wyposażenie wnętrz.

Każda z tych części trafia do firmy, która specjalizuje się w danym zakresie. Efekt? Lepsza jakość wykonania, większa szansa na sukces i mniej problemów w trakcie realizacji.

Dodatkowo, takie podejście otwiera drzwi dla małych i średnich przedsiębiorstw. Polityka Zakupowa Państwa wręcz promuje takie rozwiązania, ponieważ:

• zwiększają różnorodność ofert,
• wspierają lokalną przedsiębiorczość,
• zapewniają uczciwszą konkurencję.

Podział według rodzaju świadczenia lub dostaw

Innym skutecznym podejściem jest podział według rodzaju świadczenia lub dostaw. W tym wariancie zamówienie dzieli się na grupy odpowiadające różnym typom usług lub produktów.

Przykład: Przetarg na wyposażenie szpitala. Można osobno zamówić:

• sprzęt medyczny,
• meble,
• systemy informatyczne.

Każda kategoria trafia do specjalistów w danej dziedzinie. To podejście pozwala lepiej dopasować wymagania do specyfiki każdej grupy, a także:

• zwiększa jakość usług,
• poprawia efektywność realizacji,
• zmniejsza ryzyko błędów i opóźnień.

Metoda ta sprawdza się szczególnie w złożonych projektach, gdzie różnorodność świadczeń wymaga różnych kompetencji i doświadczenia.

Podział według ilości, czasu wykonania i lokalizacji

Trzecia metoda to podział według ilości, czasu wykonania i lokalizacji. Jest idealna przy dużych zamówieniach, które można realizować etapami lub w różnych miejscach.

Przykład: Dostawy materiałów biurowych dla instytucji działającej w całym kraju. Zamówienie można podzielić według:

• regionów geograficznych,
• harmonogramu dostaw,
• ilości zamawianych produktów.

Korzyści z takiego podejścia:

• łatwiejsze zarządzanie logistyką i zasobami,
• większa elastyczność w planowaniu,
• możliwość składania ofert tylko na wybrane części,
• więcej konkurencyjnych ofert i lepsza kontrola nad realizacją.

Rezultat? Sprawniejsza realizacja zamówienia i większa efektywność całego procesu.

Rola Krajowej Izby Odwoławczej i uchwała KIO/KD 19/21

W świecie zamówień publicznych nie ma miejsca na przypadkowość. Liczy się przejrzystość, uczciwość i skuteczna kontrola. Właśnie dlatego tak istotna jest rola Krajowej Izby Odwoławczej (KIO) – niezależnego organu, który stoi na straży legalności całego procesu zamówień publicznych.

KIO pełni kluczowe funkcje:

• Rozpatruje odwołania składane przez wykonawców, którzy czują się pokrzywdzeni w postępowaniu przetargowym.
• Analizuje działania zamawiających pod kątem zgodności z przepisami.
• Zapobiega nieuprawnionemu dzieleniu zamówień, które mogłoby prowadzić do obchodzenia procedur.

Dlaczego to takie ważne? Bo chodzi o zaufanie do systemu i równe szanse dla wszystkich wykonawców. Przestrzeganie prawa w zamówieniach publicznych to fundament uczciwej konkurencji.

Przykładem skutecznego działania KIO jest uchwała KIO/KD 19/21 z 14 października 2021 roku. Sprawa dotyczyła nieuzasadnionego podziału zamówienia – praktyki, która naruszała ustawę Prawo zamówień publicznych. KIO:

• Jednoznacznie uznała działanie za nielegalne.
• Wyznaczyła granice dopuszczalnych praktyk w zakresie dzielenia zamówień.
• Stworzyła punkt odniesienia dla przyszłych interpretacji przepisów.

Uchwała KIO/KD 19/21 to nie tylko decyzja – to sygnał. Instytucje publiczne muszą działać zgodnie z prawem, a równe traktowanie wykonawców to nie opcja, lecz obowiązek. Co więcej, KIO nie tylko reaguje na nieprawidłowości, ale również aktywnie kształtuje standardy w zamówieniach publicznych.

W obliczu rosnących oczekiwań społecznych i zmieniających się przepisów, można się spodziewać, że:

• Kontrola będzie coraz bardziej szczegółowa.
• Orzecznictwo stanie się bardziej wymagające.

To naturalny kierunek rozwoju – w trosce o przejrzystość i efektywność wydatkowania środków publicznych.

Działania regionalnych izb obrachunkowych (RIO)

KIO to nie jedyny organ kontrolny w systemie zamówień publicznych. Ważną rolę odgrywają również regionalne izby obrachunkowe (RIO), które czuwają nad prawidłowością wydatkowania środków publicznych przez jednostki samorządu terytorialnego i inne podmioty sektora finansów publicznych.

RIO prowadzą szczegółowe kontrole, w ramach których:

• Analizują zgodność działań z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych.
• Identyfikują przypadki nieuprawnionego dzielenia zamówień, które mogą prowadzić do obejścia procedur przetargowych.
• Wskazują błędy i nieprawidłowości w dokumentacji i procedurach.
• Formułują konkretne rekomendacje naprawcze, które pomagają uniknąć konsekwencji prawnych i finansowych.

Rola RIO jest nie do przecenienia – ich działania wspierają jednostki sektora publicznego w prowadzeniu przejrzystej i zgodnej z prawem polityki zakupowej.

W dobie cyfryzacji i coraz bardziej złożonych procedur zakupowych, znaczenie RIO będzie tylko rosło. W przyszłości ich skuteczność może zostać dodatkowo wzmocniona przez:

• Sztuczną inteligencję, wspierającą analizę danych i wykrywanie nieprawidłowości.
• Zaawansowane narzędzia analityczne, umożliwiające szybsze i dokładniejsze kontrole.

Cel nadrzędny pozostaje niezmienny – ochrona interesu publicznego poprzez skuteczną kontrolę i egzekwowanie przepisów prawa.

Znaczenie Polityki Zakupowej Państwa w kontekście podziału zamówień

W obszarze zamówień publicznych Polityka Zakupowa Państwa pełni rolę nie tylko zbioru wytycznych, ale przede wszystkim strategicznego narzędzia zarządzania finansami publicznymi. Jej celem jest również wspieranie rozwoju małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP). Dzięki tej polityce procesy zakupowe stają się bardziej przejrzyste, a lokalni wykonawcy zyskują realną szansę na udział w przetargach.

W praktyce oznacza to: silniejsze fundamenty gospodarki, większą równowagę na rynku oraz efektywniejsze wykorzystanie środków publicznych.

Jednym z kluczowych elementów tej polityki jest promowanie podziału zamówień według specjalizacji zawodowych. Oznacza to, że mniejsze firmy mogą ubiegać się o realizację konkretnych części większych projektów, zgodnych z ich kompetencjami.

Przykład: firma specjalizująca się w instalacjach elektrycznych nie musi konkurować o cały projekt budowlany – może złożyć ofertę tylko na swoją część. To rozwiązanie jest proste, ale niezwykle skuteczne.

Efekty wdrożenia tej polityki:

• Większa różnorodność ofert – rynek staje się bardziej otwarty i konkurencyjny,
• Wzrost innowacyjności – mniejsze firmy często oferują nowatorskie rozwiązania,
• Większa elastyczność rynku – zamawiający mogą lepiej dopasować wykonawców do konkretnych zadań,
• Lepsze wykorzystanie środków publicznych – precyzyjne planowanie budżetów i osiąganie większych efektów przy mniejszych nakładach.

Warto zadać pytanie: czy w przyszłości wsparcie dla MŚP zostanie jeszcze mocniej zintegrowane z polityką zakupową? Jeśli tak, lokalne firmy mogą zyskać nowe możliwości rozwoju i znacząco wzmocnić swoją pozycję na rynku.

Wspieranie MŚP i racjonalne wydatkowanie środków publicznych

W centrum Polityki Zakupowej Państwa znajdują się dwa strategiczne cele:

• Wzmocnienie pozycji małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP),
• Efektywne zarządzanie funduszami publicznymi.

Podział zamówień na mniejsze, wyspecjalizowane części otwiera rynek dla firm, które wcześniej nie miały szans w dużych przetargach. To fundamentalna zmiana reguł gry, która zwiększa dostępność zamówień publicznych dla szerszego grona wykonawców.

Korzyści wynikające z tego podejścia:

• Większa konkurencja – więcej firm może wziąć udział w przetargach,
• Lepsza jakość usług – specjalizacja przekłada się na wyższą jakość realizacji,
• Szerszy wybór dla zamawiających – możliwość dopasowania wykonawcy do konkretnego zadania,
• Większa innowacyjność – mniejsze firmy często wprowadzają nowoczesne rozwiązania.

To nie tylko teoria – podział zamówień to realne narzędzie wpływające na rynek. Mniejsze firmy, posiadające specjalistyczną wiedzę i doświadczenie, mogą skutecznie konkurować z dużymi podmiotami. Zamawiający zyskują dostęp do bardziej dopasowanych i często innowacyjnych rozwiązań.

W dobie ograniczonych budżetów racjonalne gospodarowanie środkami publicznymi staje się koniecznością. Polityka Zakupowa Państwa dąży do maksymalizacji efektów ekonomicznych i społecznych z każdej wydanej złotówki.

Co przyniesie przyszłość? Możliwe, że pojawią się nowe narzędzia, takie jak:

• cyfryzacja procesów zakupowych,
• zaawansowana analiza danych,
• partnerstwa publiczno-prywatne,
• automatyzacja i sztuczna inteligencja w ocenie ofert.

Wszystko to może jeszcze bardziej zwiększyć skuteczność i przejrzystość wydatków publicznych. Czas pokaże, jak daleko sięgają możliwości nowoczesnej polityki zakupowej.

Narzędzia i eksperci wspierający prawidłowe szacowanie

W dynamicznym świecie zamówień publicznych, gdzie zmiany legislacyjne następują szybciej niż można je przeczytać, precyzyjne oszacowanie wartości zamówienia to nie tylko formalność – to fundament całego procesu zakupowego. Od trafnego oszacowania zależy legalność, przejrzystość i skuteczność postępowania.

Na szczęście instytucje zamawiające nie są pozostawione same sobie. Do dyspozycji mają zarówno nowoczesne narzędzia, jak i wsparcie doświadczonych ekspertów. Przykładem synergii technologii i wiedzy są:

• System LEX Zamówienia Publiczne – kompleksowe narzędzie do interpretacji i stosowania przepisów PZP,
• Ewa Wiktorowska – praktyczka prowadząca szkolenia online z zakresu szacowania wartości zamówień,
• Małgorzata Stręciwilk – autorka komentarzy i analiz, była prezeska Urzędu Zamówień Publicznych.

To nie teoria – to realne wsparcie, z którego codziennie korzystają zamawiający w całej Polsce.

LEX Zamówienia Publiczne jako źródło interpretacji przepisów

LEX Zamówienia Publiczne to znacznie więcej niż zbiór przepisów – to kompleksowe narzędzie wspierające praktyczne stosowanie ustawy Prawo zamówień publicznych (PZP). Użytkownicy mają dostęp do:

• aktualnych komentarzy i interpretacji przepisów,
• orzecznictwa sądowego,
• praktycznych wskazówek dotyczących stosowania prawa,
• analiz przypadków i opinii ekspertów.

System eliminuje ryzyko błędnej interpretacji i pozwala działać pewnie – bez zgadywania.

Szczególnie przydatna okazuje się funkcja wspierająca ocenę zasadności podziału zamówienia. To temat często budzący wątpliwości – nikt nie chce być posądzony o sztuczne zaniżanie wartości. W takich sytuacjach LEX dostarcza argumentów i interpretacji, które pomagają podjąć właściwą decyzję.

Warto podkreślić wkład Małgorzaty Stręciwilk, której komentarze dostępne w systemie LEX są cenione za praktyczne podejście i jasność przekazu. Jej doświadczenie – m.in. jako prezeski Urzędu Zamówień Publicznych – przekłada się na realną pomoc w codziennej pracy zamawiających.

Wkład ekspertów: Ewa Wiktorowska i Małgorzata Stręciwilk

Eksperci z wieloletnim doświadczeniem – tacy jak Ewa Wiktorowska i Małgorzata Stręciwilk – stanowią nieocenione wsparcie dla osób odpowiedzialnych za zamówienia publiczne.

Ewa Wiktorowska prowadzi specjalistyczne szkolenia online, podczas których:

• tłumaczy zawiłości przepisów PZP,
• pokazuje, jak stosować je w praktyce,
• przekazuje gotowe narzędzia i metody szacowania wartości zamówień,
• eliminuje potrzebę dodatkowych analiz czy konsultacji.

Jej styl to konkret, praktyka i zero zbędnej teorii – uczestnicy wychodzą ze szkoleń z wiedzą gotową do wdrożenia.

Małgorzata Stręciwilk z kolei to autorka licznych analiz i komentarzy, które:

• pomagają zrozumieć przepisy,
• umożliwiają ich skuteczne stosowanie w praktyce,
• cechują się przejrzystością i konkretem,
• są wysoko oceniane przez użytkowników systemu LEX.

Połączenie eksperckiej wiedzy z możliwościami nowoczesnych narzędzi prawnych to sprawdzony przepis na sukces w zamówieniach publicznych.

Co przyniesie przyszłość? Być może sztuczna inteligencja, może predykcyjne modele analityczne. Jedno jest pewne – przyszłość zapowiada się ekscytująco, a zamawiający mają szansę zyskać jeszcze więcej.